E-Rechnung 2026: Herausforderungen, Praxis und Lösungen für Medienunternehmen
Zuletzt aktualisiert am: 25.03.2026
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für viele war das der Einstieg ins Thema, ein Jahr später zeigt sich jedoch: Die eigentliche Umstellung läuft noch.
Viele Unternehmen haben erste Schritte umgesetzt, gleichzeitig entstehen neue Fragen. Wie lassen sich Rechnungsprozesse sinnvoll integrieren, welche Formate sind relevant und wie entwickelt sich das Thema weiter? Gerade für Verlage ist das entscheidend. Rechnungen entstehen hier nicht zentral, sondern in unterschiedlichen Systemen, etwa bei Anzeigen, Abonnements, Lizenzgeschäften oder im Buchhandel. Die E-Rechnung betrifft damit nicht nur ein Format, sondern die gesamte Prozesslandschaft.
Dieser Beitrag zeigt, wo Unternehmen aktuell stehen, welche Herausforderungen in der Praxis auftreten und wie GRÜN Software Medien bei der Umsetzung unterstützt.
Seiteninhalt:
- Die E-Rechnung
- Wo Unternehmen im Jahr 2026 stehen
- Herausforderungen und Fehler bei elektronischen Rechnungsprozessen
- Was Verlage bei der E-Rechnung besonders beachten müssen
- Wie die Lösungen von GRÜN Software Medien unterstützen
- Wie sich das Thema E-Rechnung weiterentwickelt
- FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnung
Die E-Rechnung
Die E-Rechnung ist Teil der europaweiten Digitalisierung von Rechnungsprozessen und basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ziel ist es, Rechnungen standardisiert und automatisiert verarbeiten zu können.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten noch Übergangsregelungen. Ab 2027 wird die E-Rechnung im B2B-Geschäft schrittweise verpflichtend, zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle Unternehmen.
Der zentrale Unterschied zu klassischen Rechnungen liegt in den strukturierten Daten. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen es, Rechnungsinformationen direkt in Systeme zu übernehmen und ohne manuelle Erfassung weiterzuverarbeiten.
Wo Unternehmen im Jahr 2026 stehen
Viele Unternehmen können E-Rechnungen bereits empfangen und haben erste Prozesse umgesetzt. Gleichzeitig befinden sich viele noch mitten in der Umstellung.
Im Fokus stehen aktuell die Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme, die Anpassung von Rechnungsformaten sowie der Aufbau durchgängiger Workflows und Archivierungsprozesse. Besonders in Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen entsteht zusätzlicher Aufwand, da Rechnungen aus unterschiedlichen Systemen kommen.
Mit Blick auf die verpflichtende Einführung ab 2027 und 2028 wird deutlich, dass jetzt gehandelt werden muss.
Herausforderungen und Fehler bei elektronischen Rechnungsprozessen
In der Praxis zeigt sich schnell, dass die E-Rechnung weniger ein technisches als vor allem ein organisatorisches Thema ist.
Rechnungen entstehen oft an verschiedenen Stellen im Unternehmen, etwa im Vertrieb, im Anzeigenverkauf oder im Buchhandel. Diese Prozesse müssen in Systemen abgebildet werden, die strukturierte Rechnungen erzeugen können. Gleichzeitig müssen ERP, Buchhaltung und Archivierung sauber zusammenspielen, während der klassische Versand von Papierbelegen zunehmend an Bedeutung verliert.
Gerade in diesem Zusammenspiel zeigen sich in der Praxis immer wieder typische Fehler:
- PDF wird als E-Rechnung verstanden Eine reine PDF erfüllt die Anforderungen nicht, da die strukturierte Datenebene fehlt.
- Fokus nur auf das Format Die E-Rechnung wird als reine Formatumstellung betrachtet, obwohl sie den gesamten Rechnungsprozess betrifft, von der Erstellung bis zur Archivierung.
- Integration wird unterschätzt Gerade in gewachsenen Systemlandschaften entsteht hier der größte Aufwand, da häufig nicht nur einzelne Systeme, sondern die gesamte Prozesskette angepasst werden muss.
Was Verlage bei der E-Rechnung besonders beachten müssen
Verlage arbeiten oft mit mehreren Erlösmodellen gleichzeitig. Dazu gehören zum Beispiel Anzeigenabrechnungen, Abonnements, Lizenzgeschäfte, Handelsabrechnungen und digitale Inhalte. Diese unterschiedlichen Geschäftsmodelle führen dazu, dass Rechnungen aus verschiedenen Systemen entstehen. Die Einführung strukturierter Rechnungsformate erfordert deshalb häufig eine bessere Integration der vorhandenen Systeme.
Die Herausforderung liegt deshalb weniger im Format selbst, sondern in der Integration dieser Prozesse.
Wie die Lösungen von GRÜN Software Medien unterstützen
Die Softwarelösungen von GRÜN Software Medien unterstützen Unternehmen dabei, elektronische Rechnungsprozesse in ihre bestehenden Systeme zu integrieren. Dabei geht es nicht nur um die Erstellung einer E-Rechnung. Entscheidend ist der gesamte Prozess, von der Generierung über den Versand bis zur Archivierung.
Die verschiedenen Systeme decken dabei unterschiedliche Bereiche der Medien- und Verlagsbranche ab und setzen jeweils an den konkreten Geschäftsprozessen an, in denen Rechnungen entstehen.
Lösung für NTX-Kunden
E-Rechnung in zentralen Verlagsprozessen
Die Verlagssoftware GRÜN NTX unterstützt neben klassischen PDF-Rechnungen auch die in Deutschland gängigen E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Elektronische Rechnungen können in verschiedenen Verlagsprozessen erzeugt werden, etwa im Einzelvertrieb, im Zeitschriften- und Reihengeschäft, im Anzeigengeschäft, bei Events oder bei Honorarabrechnungen. Damit lassen sich strukturierte Rechnungen genau dort erstellen, wo sie im Verlagsalltag entstehen.
Flexible Rechnungsformate je Kunde
Für jede Kundenadresse kann das gewünschte Rechnungsformat individuell je Geschäftsbereich festgelegt werden. Dadurch können Verlage unterschiedliche Anforderungen ihrer Geschäftspartner flexibel abbilden.
E-Rechnung bereits heute produktiv im Einsatz
Einige GRÜN NTX-Kunden nutzen die E-Rechnungsfunktion bereits seit Jahren für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für sie gehört die Erstellung strukturierter Rechnungen längst zum normalen Tagesgeschäft.
Viele weitere Kunden haben die Funktion inzwischen eingerichtet oder befinden sich aktuell in der Einführungsphase. Die Umstellung auf den produktiven Versand kann jederzeit erfolgen, da sich ZUGFeRD-PDF-Dateien optisch nicht von klassischen PDF-Rechnungen unterscheiden.
Wenn Sie wissen möchten, wie sich E-Rechnungen konkret in Ihre Prozesse integrieren lassen, sprechen Sie gerne mit uns.
Lösung für bookhit-Kunden
E-Rechnung im Buchhandel bereits etabliert
Das Erstellen von XRechnungen ist in GRÜN bookhit bereits seit einigen Jahren implementiert. Die Schnittstelle wurde dabei fortlaufend an die jeweils aktuellen Anforderungen angepasst. Damit steht Buchhandlungen schon heute eine Lösung zur Verfügung, mit der sich elektronische Rechnungen in bestehende Prozesse integrieren lassen.
Erweiterung um ZUGFeRD
Künftig wird ZUGFeRD als weitere E-Rechnungs-Schnittstelle in GRÜN bookhit bereitstehen. Damit erweitert sich die Auswahl der unterstützten Formate, was insbesondere dort relevant ist, wo unterschiedliche Geschäftspartner verschiedene Anforderungen an den Rechnungsaustausch stellen.
Nächster Schritt, Verarbeitung von Wareneingangsrechnungen
Ein weiterer wichtiger Ausbauschritt ist bereits in Arbeit. Die Verarbeitung von elektronischen Wareneingangsrechnungen soll voraussichtlich im dritten Quartal 2026 abgeschlossen sein. Damit entwickelt sich das Thema E-Rechnung in GRÜN bookhit weiter, von der strukturierten Rechnungserstellung hin zur durchgängigen Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten im Buchhandel.
Sie möchten wissen, wie sich elektronische Rechnungsprozesse im Buchhandel mit GRÜN bookhit umsetzen lassen?
Unser Team zeigt Ihnen gerne, wie sich bestehende Abläufe sinnvoll erweitern und an die Anforderungen der E-Rechnung anpassen lassen.
Wie sich das Thema E-Rechnung weiterentwickelt
Die E-Rechnung ist erst der Anfang. Mit Initiativen wie VAT in the Digital Age wird deutlich, dass strukturierte Rechnungsdaten künftig eine noch größere Rolle spielen werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer seine Prozesse heute sauber aufsetzt, ist für die nächsten Entwicklungen vorbereitet.
Die E-Rechnung ist kein reines Format-Thema, sondern ein Prozess-Thema. Gerade für Verlage liegt die Herausforderung in der Integration unterschiedlicher Systeme und Geschäftsmodelle. Genau hier setzen die Lösungen von GRÜN Software Medien an.
Sie möchten wissen, wie sich die E-Rechnung in Ihrer Systemlandschaft umsetzen lässt? Sprechen Sie mit uns.
FAQ zur E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im innerdeutschen Geschäftskundenverkehr E-Rechnungen empfangen können. An öffentliche Auftraggeber in Deutschland dürfen bereits seit Ende 2020 nur noch E-Rechnungen fakturiert werden.
In Deutschland werden vor allem XRechnung und ZUGFeRD genutzt. ZUGFeRD ist ein PDF, in das die maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist. Gegenüber reinen XRechnungen haben ZUGFeRD-Rechnungen eine höhere Dateigröße, bieten aber den Vorteil, dass sie auch für Menschen gut lesbar bleiben.
Nein. Eine klassische PDF-Rechnung enthält keine strukturierten Daten im Sinne einer E-Rechnung.
Sie ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten und schafft damit die Voraussetzung für effizientere Abläufe. Gleichzeitig verbessert sie die Integration von Rechnungsinformationen in bestehende Systeme.
Nur wenn sie an einen öffentlichen Auftraggeber ausgestellt ist. Im gewöhnlichen B2B-Geschäft ist keine Leitweg-ID erforderlich.
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